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(a) La Empresa es responsable de mantener registros contables precisos [US GAAP] [IFRS] [Buenas Prácticas de la Industria] en una moneda acordada por las Partes, para cumplir con la Ley Aplicable y este Contrato y para respaldar todos los retornos fiscales o cualquier otro registro contable requerido por el Estado en relación al Proyecto.

(b) La Empresa debe mantener en el Estado libros y registros técnicos comerciales completos, precisos y actualizados para todas sus Operaciones Mineras bajo este Contrato, incluyendo las relacionadas a todos los ingresos, gastos, producción Mineral, embarques, ventas o uso de producción mineral y productos, todos los mapas, geológicos, geofísicos, mineros, técnicos y otros datos, registros e interpretaciones, análisis Mineros, pruebas e informes, relativos a, o que surjan de, dichas Operaciones Mineras.

(c) La Empresa debe suministrar y archivar la información técnica y comercial, informes, devoluciones y declaraciones en las oportunidades y forma que sea requerido por la Ley Aplicable.

(d) Todos los libros y registros deben ser mantenidos y a puestos a disposición para la inspección de un auditor designado bajo, y de acuerdo a, este Contrato por los seis (6) años siguientes al año calendario en que los libros y registros fueron creados o, si es por más tiempo, el período que la Ley Aplicable disponga.

(e) La Empresa debe mantener todos los libros y registros financieros, laborales, comerciales y otros libros y registros y cumplir con toda otra obligación de información y archivo exigida por la Ley Aplicable, y debe conducir sus actividades de acuerdo a la Ley, Regulaciones y Directivas Aplicables.

*Ver 12.0 Inspección de los Libros, Archivos e Información, Auditoría Independiente para las disposiciones del MMDA relativas a inspección y auditoría de libros y registros.

EJEMPLO 1

Derechos de Inspección y Auditoría.

(a) El ESTADO, por medio de sus agencias correspondientes, tendrá el derecho, a su solo riesgo, costo y gasto, previo Aviso razonable a la Empresa y sujeto a regulaciones de seguridad razonables, a inspeccionar de tiempo en tiempo, todas las Operaciones. Cualquiera de dichas inspecciones debe ser realizada durante las horas de trabajo normales de la Empresa, en Días Hábiles y no debe interferir con las Operaciones.

(b) Representantes del ESTADO deben, previo Aviso de diez (10) Días Hábiles, tener el derecho a inspeccionar y copiar, a su exclusivo costo, todos los libros y registros de la Empresa y de sus Filiales (en la medida, sin embargo, que los diez (10) Días Hábiles pueden extenderse a un plazo razonable en el caso que los libros y registros de las Filiales no se encuentren ubicados en la República Dominicana) relativos al cumplimiento de cualquiera de las obligaciones de la Empresa bajo este Contrato. La Empresa debe hacer que todos los libros y registros se encuentren disponibles en el País. Dicho acceso debe ser otorgado durante horas normales de trabajo y una vez que la Empresa reciba los consentimientos y autorizaciones que corresponda.

(c) El ESTADO debe indemnizar y mantener indemne a la Empresa y sus Filiales de toda y cualesquiera Pérdida que surja por la muerte, lesión personal, o daño a la propiedad que sufra el ESTADO, la Empresa o sus agentes, empleados o representantes, y que sea el resultado de dolo o culpa grave de los empleados o agentes del ESTADO en la conducción de cualquier auditoría o inspección en, o sobre, la Mina permitida por este Contrato, salvo en la medida que dicha Pérdida surja por el dolo o culpa grave de la Empresa o de sus agentes, consultores o empleados.

EJEMPLO 2

Inspección y Auditoría del Gobierno

(a) El Gobierno, por medio del Secretario o sus representantes autorizados, tendrá el derecho a ingresar y salir libremente de cualquier parte del Área del Contrato, a cualquier hora razonable, para inspeccionar trabajos o actividades que estén siendo realizadas o implementadas por el Contratante, en orden a monitorear y verificar el cumplimiento con los términos de este Contrato y con todas las leyes, reglas y reglamentos aplicables.

(b) El Gobierno, por medio del Secretario o por representantes autorizados por el Secretario, tendrá acceso a los registros financieros y otros registros y transacciones del Contratante, en cualquier momento, existiendo aviso previo razonable, y el derecho a copiar los mismos, para propósitos de evaluar el cumplimiento y desempeño del Contratante con los términos de este Contrato y con todas las leyes, reglas y reglamentos aplicables o para asistir en la aplicación de las mismas.

(c) Los representantes autorizados de otras agencias del Gobierno pueden también tener acceso a los registros financieros y otros registros de acuerdo con las leyes, reglas y reglamentos aplicables.

(d) El Gobierno tendrá, previo aviso razonable al Contratante, el derecho de auditar los libros, registros y cuentas del Contratante dentro del período de un (1) año a contar del término de dicho Año Calendario. Cualquiera de dichas auditorías debe ser completada dentro de doce (12) meses luego de su inicio. Cualquier excepción debe constar por escrito dentro de los sesenta (60) días siguientes al término de dicha auditoría y la omisión de dicha excepción escrita dentro de dicho plazo significará que los libros, registros y cuentas del Contratante para dicho período están correctas.

EJEMPLO 3

3.24 Tan pronto como sea posible después que los estados financieros anuales del Inversionista para dicho año se encuentren disponibles, se realizará una auditoría de los costos de capital y costos operativos, entre otros, por una firma de contabilidad y auditoría internacionalmente reconocida y reputada, que será emprendida como parte de, o en conjunto con, la auditoría referida en la Cláusula 9.7.

[. . . ]

9.7 El Inversionista debe entregar a la autoridad administrativa del Estado a cargo de geología y minería un informe de inversiones, auditado por una firma de contabilidad y auditoría internacionalmente reconocida y que no tenga conflictos de interés (de acuerdo a reglas profesionales), respecto de cada Año Calendario, dentro del primer Trimestre Calendario del Año Calendario siguiente, utilizando un formato aprobado.

EJEMPLO 4

ARTICULO 8 LIBROS, REGISTROS E INFORMES

8.1 General

El Licenciado debe mantener, durante el plazo de este Contrato, todos los libros y registros financieros, laborales, comerciales y otros libros y registros de sus operaciones, de la forma que lo disponen la Proclamación Minera, la Proclamación de Impuestos Mineros, y las Regulaciones y Directivas emitidas bajo las mismas.

8.2 Inspección

El Licenciado debe poner a disposición de la Autoridad Licenciante o de sus oficiales autorizados, no después de las 48 horas siguientes al aviso al Licenciado, todos los libros y registros para los fines de inspección.

8.3 Reporte Anual

Dentro de los treinta (30) días de cada aniversario de la Fecha de Inicio, el Licenciado debe enviar a la Autoridad Licenciante un informe de la evaluación técnica y de exploración anual, en la forma y con el contenido establecido en la Proclamación Minera, la Proclamación de Impuestos Minera, y las Regulaciones y Directivas.

EJEMPLO 5

Derechos de Inspección y Auditoría

(a) El GOBIERNO, por medio de [OFICINAS CORRESPONDIENTES DEL GOBIERNO], actuando dentro del ámbito de sus facultades y sujeto a los procedimientos establecidos en la Ley deberá, a su solo riesgo, costo y gasto, inspeccionar las operaciones e instalaciones de la Mina, en la medida que los representantes de las agencias del GOBIERNO cumplan con las regulaciones sobre seguridad minera e industrial establecidas de tiempo en tiempo por la EMPRESA. Dichas inspecciones deben efectuarse durante horas laborales normales en Días Hábiles y no deben interferir con las Operaciones de la EMPRESA, salvo en casos de fuerza mayor.

Los trabajadores y contratistas del GOBIERNO que trabajen con alguna permanencia en el sitio de la Mina en actividades derivadas de este Contrato deberán observar y cumplir con las regulaciones sobre seguridad minera e industrial establecidas por la EMPRESA y con la regulación acordada en conjunto relativa a la entrada y salida, la que no afectará el trabajo de la EMPRESA ni pondrá en peligro las Operaciones.

(b) Si el propósito de la inspección es una auditoría o una inspección de naturaleza fiscal, los representantes autorizados del GOBIERNO, mediando Aviso previo razonable y sujeto al cumplimiento de las regulaciones sobre seguridad minera e industrial establecidas por la EMPRESA de tiempo en tiempo, deberán, a su propio costo, inspeccionar todos los libros y registros de la EMPRESA y de sus Filiales en la medida que se relacionen con el desempeño de la EMPRESA de acuerdo a este Contrato.

La EMPRESA estará obligada a mantener sus libros en el país. Sin perjuicio de lo anterior, las Filiales de la EMPRESA estarán obligadas a exhibir sus libros y registros dentro de un plazo no superior a diez (10) Días Hábiles contados desde la recepción de la solicitud, todo sin afectar el derecho del GOBIERNO de verificar los datos en el extranjero, con la autoridad de este Contrato, si lo estima conveniente.

(c) El GOBIERNO indemnizará y mantendrá indemne a la EMPRESA y sus Filiales de cualquier y toda Pérdida que surja de cualquier muerte, lesión o daño a la propiedad sufrido por el GOBIERNO, la EMPRESA, o sus agentes, empleados o representantes, que resulte de dolo o culpa grave de los empleados o agentes del GOBIERNO al realizar cualquier auditoría o inspección en, o sobre, el Proyecto, de acuerdo a lo establecido en este Contrato, salvo que la Pérdida surja del dolo o culpa grave de los agentes, consultores o empleados de la EMPRESA.

EJEMPLO 6

La Empresa debe mantener sus registros e informes originales relativos a sus actividades y operaciones bajo este Contrato, incluyendo todos los documentos relativos a transacciones financieras y comerciales con partes independientes y con filiales, en sus oficinas principales en el País, por un período de tres (3) años. Estos registros e informes deben ser abiertos para que sean inspeccionados por un representante autorizado del Gobierno durante horas normales de trabajo, previo aviso de no menos de una (1) semana, de parte del Gobierno, relativo a su intención realizar la inspección. Dichos registros e informes deben ser mantenidos en idioma Inglés y todos los datos financieros deben registrarse en Dólares de los Estados Unidos de América u [otra moneda].

Todo registro, informe, plano, mapa, carta, cuenta e información que de tiempo en tiempo le sea requerido entregar a la Empresa de acuerdo a este Contrato, debe entregarse a costo de la Empresa.

EJEMPLO 7

La Empresa debe siempre realizar y mantener en el País registros técnicos relativos a los estados financieros que sean precisos, completos y sistemáticos, que exhiban una verdadera y justa visión de todas sus operaciones y el estatus de las reservas de mineral probadas, probables y posibles, incluyendo extracción, procesamiento, transporte y comercialización de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados, expresados en [moneda del país anfitrión] o en su equivalente en dólares de los Estados Unidos de América. Los informes financieros y de otro tipo pueden ser presentados en idioma Inglés y en Dólares de los Estados Unidos de América en conjunto con su conversión a [moneda del país anfitrión].

La Declaración de Impuestos (SPT), con sus anexos y pagos adeudados por impuestos, debe ser mantenida en idioma ____ y en moneda [país anfitrión]. La Empresa debe mantener registros financieros o notas y documentación básica y otros documentos de respaldo relativos al Negocio por el plazo de diez (10) años. La Empresa debe proporcionar al Gobierno estados financieros anuales consistentes en un balance y estado de resultados y toda otra información financiera de acuerdo con principios contables generalmente aceptados en el País y toda otra información relativa a sus operaciones con razonable detalle y en la forma que el Gobierno, razonablemente, pueda solicitar.

EJEMPLO 8

17.2 Estados Financieros y Auditoría.

(a) Tanto el Concesionario como la Empresa Operativa deben entregar al Gobierno, dentro de los 90 días después del término de cada uno de sus respectivos Años Financieros, o dentro del período menor que pueda entonces exigir la Ley Aplicable:

(iv) un balance de la Concesionaria o de la Empresa Operativa, según corresponda, al término de dicho año, y

(v) estados de resultados, cargos al capital accionario y flujos de caja del Concesionario o de la Empresa Operativa, según corresponda, para cada año, estableciendo en cada caso en forma comparativa las figuras del año fiscal previo, todo en detalle razonable y certificado por el gerente de finanzas del Concesionario o de la Empresa Operativa, según corresponda, en el sentido que fueron preparadas de acuerdo con principios contables generalmente aceptados en los Estados Unidos de América (“GAAP”) o con las Normas Internacionales de Información Financiera (“IFRS”), consistentemente aplicadas, salvo que se exprese lo contrario.

(b) Dichos estados Financieros debe ser acompañados de una opinión sobre a los mismos emitida por contadores públicos independientes internacionalmente reconocidos, opinión que deberá declarar que los estados financieros presentan, en forma adecuada en todos los aspectos importantes, la posición financiera de las empresas que se informan y sus resultados de Operaciones y flujos de caja y que han sido preparados de acuerdo a GAAP o IFRS, consistentemente aplicadas excepto cuando se indique otra cosa, que el examen de dichas cuentas en conexión a dichos estados financieros se ha efectuado de acuerdo a principios contables generalmente aceptados y que dicha auditoría provee una base razonable para dicha opinión dadas las circunstancias.

(c) Los estados financieros de cada año debe ser acompañados por un certificado del gerente de finanzas del Concesionario o de la Empresa Operativa, según corresponda, que establezca que durante el Año Financiero finalizado el Concesionario o la Empresa Operativa, según corresponda, cumplió con la (1) Sección 20.3, (2) Sección 20.5 (estableciendo en dicho certificado el valor del ratio establecido en dicha Sección al término de cada trimestre de dicho Año Financiero) y (3) Sección 20.8 (o establecer el alcance de incumplimiento a dicho momento del año (si existe alguno) y las acciones adoptadas y que están siendo adoptadas para remediar dicho incumplimiento), y que ha realizado todos los depósitos y contribuciones (si existen) requeridos por el manejo del cierre establecidos en el EMP aprobado.

(d) Los estados financieros de cada año deben ser acompañados de un listado de todas las transacciones con Filiales del Concesionario o de la Empresa Operativa, según corresponda, o de cualquiera de sus respectivos accionistas, se mencionen o no en dichos estados financieros, identificando el monto de la transacción, la Filial involucrada, el accionista del cual dicha entidad es Filial, y la naturaleza de la transacción, certificado como correcto y completo por el gerente de finanzas del Concesionario o de la Empresa Operativa, según corresponda. Las transacciones del mismo tipo con la misma entidad que no sean importantes en forma individual se pueden sumar en lugar de ser listadas por separado. Tanto el Concesionario como la Entidad Operativa deben mantener documentación contemporánea a cada transacción con la Filial que evidencie que el precio de la transacción fue negociado como una operación a precios de mercado.

(e) Si el Ministro del Gobierno determina que es necesario que se realice una revisión independiente o auditoría de los informes o libros del Concesionario o de la Empresa Operativa o de los de cualquiera de sus Filiales fuera del País, el Concesionario cooperará entregando al Gobierno copias de la información, libros y registros necesarios para completar la revisión o auditoría. Si el Gobierno, no obstante, estima necesario que cualquiera parte de dicha auditoría sea realizada fuera del País, el costo por viajes será de cargo del Gobierno salvo en la medida que el Concesionario o la Empresa Operativa no esté en condiciones de entregar la información, libros y registros necesarios para completar la auditoría en el País, en cuyo caso el Concesionario o la Empresa Operativa, según corresponda, debe hacerse cargo tanto el costo razonable de viaje de un número adecuado de auditores seleccionados por el Gobierno para viajar al lugar en que se encuentra dicha información, libros y registros, y sus gastos de hotelería, por un plazo de tiempo razonable necesario para completar la revisión.

[. . . ]

20.2 Libros y Registros.

Tanto el Concesionario como la Empresa Operativa mantendrán libros y registros adecuados en conformidad con GAAP o IFRS, según corresponda de acuerdo a la Sección 17.6 (a), y con las exigencias aplicables de la Ley.

Revise las Limitaciones de Responsabilidad y
la Guía del Usuario del MMDA 1.0
en forma previa al uso de este documento.

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