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(a) La Société sera responsable de l’établissement de registres comptables fidèles conformes aux normes [US GAAP] [IFRS] [prévues par les Bonnes Pratiques de l’Industrie], dans une devise convenue par les Parties, conforme aux dispositions de la Législation en Vigueur et de la présente Convention, et permettant de réaliser toute déclaration fiscale ou tout autre rapport comptable demandé par l’État dans le cadre du Projet.

(b) La Société devra maintenir à la disposition de l’État des registres techniques et commerciaux complets, exacts et mis à jour ainsi que les registres de toutes les Opérations Minières en vertu de la présente Convention, y compris celles relatives aux recettes, dépenses, production minière, expédition, vente ou utilisation de la production minière et des produits miniers, toutes les cartes, données géologiques, géophysiques, minières, techniques et autres données, études et interprétations, analyses minières, échantillons et rapports, en rapport avec ou découlant de ces Opérations Minières.

(c) La Société fournira ces informations techniques et commerciales, rapports, registres et déclarations aux dates et dans la forme exigées par la Législation en Vigueur, le cas échéant.

(d) Tous les livres et registres devront être maintenus et mis à la disposition pour contrôle par un contrôleur nommé conformément et en conformité avec la présente Convention pendant une durée de six (6) ans suivant l’année civile au cours de laquelle les livres et documents ont été créés ou pour une durée supérieure prévue par la Législation en Vigueur, le cas échéant.

(e) La Société s’engage à maintenir à jour tout registre relatif aux opérations financières, à l’emploi, aux opérations commerciales ou autres et à se conformer à toute autre obligation de déclaration et de dépôt en vertu de la Législation en Vigueur et à mener ses activités conformément à la Loi, aux Règlements et aux Directives.

* Se reporter au paragraphe 12 Contrôle des livres, registres et autres informations, audit indépendant prévoyant un audit indépendant des dispositions du MMDA relatives au contrôle et à l’audit des livres et registres.

EXEMPLE 1

Droits de Contrôle et d’Audit

(a) L’ÉTAT, par le biais de ses organismes compétents, aura le droit, à ses risques, frais et dépens, moyennant un préavis raisonnable notifié à la Société et sous réserve de la réglementation en matière de sécurité, d’inspecter à intervalles réguliers l’ensemble des Opérations. L’inspection devra être faite pendant les heures normales de bureau les jours ouvrables de la Société et ne devra pas interférer avec les Opérations.

(b) Les représentants de l’ÉTAT pourront, sous réserve d’un préavis de dix (10) Jours Ouvrables, inspecter et copier aux frais de l’ÉTAT tous les livres et documents de la Société et de ses Affiliés (étant toutefois précisé que ce délai de dix (10) Jours Ouvrables pourra être prolongé de manière raisonnable dans l’hypothèse où les livres et les registres des filiales ne seraient pas situés en [pays]) afférents à l’exécution des obligations de la Société en vertu de la présente Convention. L’Accès aux livres et documents de la Société et de ses Affiliés sera accordé pendant les heures normales de travail et sous réserve de la réception par la Société des consentements et autorisations requis.

(c) L’ÉTAT devra indemniser et dégager de toute responsabilité la Société et ses Affiliés en cas de Pertes liées à un décès, à des blessures corporelles ou à des dommages matériels subis par l’État ou la Société ou leurs agents, employés ou représentants et résultant d’une faute lourde ou volontaire des employés de l’ÉTAT ou de ses agents dans la conduite de leur mission de contrôle et d’audit dans la Mine ou sur le site de la Mine, à l’exception toutefois des cas où de telles Pertes résulteraient d’une faute lourde ou volontaire de la Société ou de ses agents, consultants ou employés.

EXEMPLE 2

Contrôle et Audit par l’État

(a) L’État, par le biais de son Secrétaire ou de ses représentants habilités, sera autorisé à entrer ou sortir librement du Périmètre Contractuel ou d’une de ses parties à tout moment raisonnable afin d’inspecter le travail et les activités qui y sont réalisés ou mis en œuvre par l’Entrepreneur pour en vérifier la conformité avec les termes de cette Convention ainsi qu’avec toutes les lois, règlements et règles applicables.

(b) L’État, par le biais de son Secrétaire ou de ses représentants autorisés par le Secrétaire, aura accès aux registres financiers et autres archives et transactions de l’Entrepreneur à tout moment moyennant un délai de préavis raisonnable et aura le droit d’en faire des copies afin d’évaluer l’exécution et la conformité de l’Entrepreneur avec les termes de cette Convention ainsi qu’avec les lois et règlements applicables ou afin d’assister l’Entrepreneur dans l’application des présentes et de ces lois et règlements.

(c) Les représentants autorisés d’autres agences étatiques auront également accès aux registres financiers et autres archives dans les conditions prévues par les lois, règles et règlementations existantes.

(d) Moyennant le respect d’un délai de préavis raisonnable, l’État aura le droit d’auditer les livres, registres et comptes relatifs à cette Convention pour toute Année Civile pendant une période d’un an à compter de la fin de l’Année Civile en question. Un tel audit devra être terminé dans un délai de douze (12) mois après son commencement. Toute demande d’exception devra être faite par écrit dans un délai de soixante (60) jours suivant la date de fin d’un tel audit, à défaut de quoi les livres, registres et comptes de l’Entreprise seront considérés comme réguliers pour la période objet de l’audit.

EXEMPLE 3

3.24 Dès que possible après la date à laquelle les états financiers annuels de l’Investisseur auront été rendus disponibles pour l’année financière considérée, un audit portant notamment sur les coûts financiers et les coûts de fonctionnement devra être réalisé par un cabinet d’audit et de comptabilité réputé et internationalement reconnu et pourra le cas échéant, être mené dans le cadre de ou conjointement à l’audit mentionné à l’Article 9.7.

[..]

9.7 Au cours du premier trimestre de chaque Année Civile, l’Investisseur devra soumettre à l’Administration des Mines, dans un format approuvé par cette dernière, un rapport d’investissement portant sur l’Année Civile écoulée, audité par un cabinet d’audit et de comptabilité internationalement reconnu et indépendant (selon les règles de déontologie professionnelle applicables).

EXEMPLE 4

ARTICLE 8 LIVRES, REGISTRES ET RAPPORTS

8.1 Général

Le Titulaire du Titre devra conserver et maintenir à jour, pendant toute la durée de la présente Convention, l’intégralité des livres et registres financiers, sociaux, commerciaux ou autres prévus par son Titre Minier, l’Annexe Fiscale au Titre Minier ou la Réglementation et les Directives prises en application du Titre Minier ou de l’Annexe Fiscale au Titre Minier.

8.2 Inspection

Le Titulaire du Titre Minier devra mettre à la disposition de l’Autorité en charge du contrôle de l’Exploitation ou de ses représentants dûment habilités, sous réserve d’un préavis minimum de 48 heures, tous les livres et registres nécessaires à l’inspection.

8.3 Rapport annuel

Dans un délai de trente (30) jours suivant la date anniversaire du début d’exploitation, Le Titulaire du Titre Minier devra soumettre à l’Autorité en charge du contrôle de l’Exploitation un rapport d’exploration annuelle et un rapport d’évaluation technique dans les formes et contenus prévus dans le Titre Minier, l’Annexe Fiscale au Titre Minier, la Réglementation ou les Directives.

EXEMPLE 5

Droit de Contrôle et d’Audit

(a) L’État devra contrôler à ses propres risques, coûts et dépenses, par l’entremise de [ADMINISTRATIONS COMPÉTENTES] agissant dans le cadre de leurs compétences respectives et sous réserve des procédures prévues par la Loi, les activités et les installations de la Mine, à condition toutefois que les représentants de l’Administration se conforment aux règles de sécurité des opérations minières et industrielles établies ponctuellement par la Société. Ces inspections devront être réalisées pendant les heures ouvrés et les jours ouvrables de la Société et ne sauront interférer avec les opérations de la Société, sauf cas de force majeure.

Les fonctionnaires et contractants de l’État présents de façon permanente sur le site de la Mine et intervenant dans des activités découlant de la présente Convention devront se conformer aux règles de sécurité des opérations minières et industrielles établies par la Société. Les parties reconnaissent et acceptent que la réglementation mutuellement acceptée sur les entrées et sorties ne sauraient interférer avec les travaux de la Société ni compromettre l’Exploitation.

(b) Dans l’hypothèse d’un Contrôle de nature fiscale, les représentants habilités de l’État pourront, sous réserve d’un préavis raisonnable et du respect des règles de sécurité des opérations minières et industrielles établies ponctuellement par la Société, à leurs propres frais, inspecter tous les livres et registres de la Société et de ses Affiliés relatifs à l’exécution de la présente Convention par la Société.

La SOCIÉTÉ sera tenue de conserver ses livres comptables dans l’État. Nonobstant ce qui précède, les filiales de la SOCIÉTÉ seront tenues de produire leurs livres et registres dans un délai inférieur à dix (10) Jours Ouvrés à compter de la date de réception d’une demande en ce sens, sous réserve toutefois du droit de l’État de vérifier s’il le souhaite à l’étranger les informations existantes sur le fondement de la présente Convention.

(c) L’État devra indemniser et dégager de toute responsabilité la Société et ses Affiliés en cas de Pertes liées à un décès, à des blessures corporelles ou à des dommages matériels subis par l’État ou la Société ou leurs agents, employés ou représentants et résultant d’une négligence grave ou d’une faute intentionnelle des fonctionnaires ou agents de l’État dans la conduite d’un audit ou d’une inspection en vertu des présentes, à l’exception toutefois des cas où de telles Pertes résulteraient d’une négligence grave ou d’une faute intentionnelle de la Société ou de ses agents, consultants ou employés

EXEMPLE 6

La Société devra conserver pour une période de trois (3) ans tous les registres et rapports originaux relatifs à ses activités et opérations menées dans le cadre de la Convention et notamment toute la documentation relative aux transactions commerciales et financières avec des parties indépendantes et leurs affiliés au sein de son établissement principal dans l’État. Ces registres et rapports pourront être consultés pendant les inspections qui pourront être menées par l’État, par l’entremise de ses représentants habilités pendant les horaires normaux de travail et à la condition que l’État notifie son intention de mener ces inspections au moins une (1) semaine avant le début de ladite inspection.

Tous les registres, rapports, plans, cartes, graphiques, comptes et généralement toute information que la Société est ou pourrait être en mesure de fournir ponctuellement dans le respect des dispositions de la présente Convention devront être fournies à l’État aux frais de la Société.

EXEMPLE 7

La Société devra en permanence produire et conserver de façon systématique au sein de l’État, des registres techniques précis et complets relatifs aux états financiers et présentant une image fidèle et sincère de l’ensemble des opérations ainsi que l’état des réserves de minerais avérées, probables et éventuelles, qui incluent l’extraction, le traitement, le transport et le marketing conformément aux principes comptables généralement acceptés, établis selon la devise de [l’État hôte] ou son équivalent en dollars américains. Les états financiers et autres rapports pourront faire l’objet d’une présentation en langue anglaise et les sommes détaillées pourront figurer en dollars américains, le tout traduit dans la langue et dans la devise de [l’État hôte].

La déclaration fiscale (SPT), ses annexes ainsi que la responsabilité du paiement des impôts devront apparaître en langue ______________ et dans la devise de [l’État hôte]. La Société devra conserver tous enregistrements, notes, documentation, ou autres justificatifs financiers relatifs à l’Entreprise pendant un délai de dix (10) ans. La Société devra fournir à l’État un état financier annuel consistant en un bilan et en un compte de résultat et toute autre information financière, conformément aux principes comptables généralement acceptés dans l’État et toute autre information relative à ses opérations présentée de façon raisonnablement détaillée et présentée dans un détail raisonnable à la discrétion de l’État.

EXEMPLE 8

17.2 État financier et Audit

(a) Le Concessionnaire et la Société d’Exploitation devront fournir à l’État, dans un délai de 90 jours à compter de la date de clôture de chaque exercice ou dans un délai plus court si la Loi applicable le requiert :

(i) un bilan arrêté à la date de clôture de l’exercice considéré ; et

(ii) le compte de résultat, la variation des capitaux propres et les flux de trésorerie pendant l’exercice considéré,

le tout détaillant sous forme de comparaison les mêmes éléments pour l’exercice précédent, raisonnablement détaillé et certifié par le directeur financier du Concessionnaire ou de la Société d’Exploitation, selon le cas, et réalisé en conformité avec les principes comptables généralement reconnus aux États-Unis (« US GAAP ») ou avec les Normes Internationales d’Information Financière (« IFRS »), appliqués de manière constante sauf exception justifiée dans les états financiers.

(b) Les états financiers devront être accompagnés d’une opinion émanant de comptables publics indépendants issus d’une organisation internationale reconnue, certifiant (i) que les états financiers présentent de façon sincère, dans tous leurs éléments significatifs, tels que la position financière des sociétés concernées par cette opinion ainsi que les résultats d’exploitation et les flux financiers, (ii) qu’ils ont été établis en conformité avec les normes US GAAP ou IFRS appliquées de manière constante sauf exception justifiée dans les états financiers, (iii) que l’examen de ces états financiers a été réalisé dans le respect des normes de vérification généralement reconnues et (iv) que cet examen permet de disposer d’une base raisonnable permettant de se forger une opinion jugée raisonnable dans ces circonstances.

(c) Les états financiers annuels devront être accompagnés d’un certificat émis par le directeur financier du Concessionnaire ou de la Société d’Exploitation, selon le cas, certifiant que pendant toute la durée de l’Exercice considéré, le Concessionnaire ou la Société d’Exploitation s’est conformé(e) aux dispositions (1) de l’Article 20.3, (2) de l’Article 20.5 et (3) de l’Article 20.8 (ou expliquant les raisons de leur non-respect à cette période (le cas échéant) et les actions qui ont été prises afin de corriger ces défaillances) et a réalisé l’ensemble des dépôts ou des contributions (le cas échéant) requis par la clôture des éléments de gestion de l’EMP approuvé.

(d) Les états financiers annuels devront être accompagnés d’une liste répertoriant l’ensemble des transactions conclues avec les Affiliés du Concessionnaire ou de la Société d’Exploitation, selon le cas, ou avec leurs actionnaires respectifs, que ces transactions figurent ou non dans les états financiers. Cette liste devra identifier les montants de chaque transaction, les Affiliées impliquées, l’actionnaire auquel l’entité est Affiliée et la nature de la transaction, certifiée par le directeur financier du Concessionnaire ou de la Société d’Exploitation, selon le cas, comme étant correct et complet. Les transactions du même type avec la même entité qui sont individuellement sans importance pourront être agrégées plutôt que séparément listées. Le Concessionnaire et la Société d’Exploitation devront, chacun en ce qui le concerne, conserver des documents à jour pour chaque transaction de ce type avec les Affiliés en mettant en évidence le fait que le prix de la transaction a été négocié en situation de pleine concurrence.

(e) Dans l’hypothèse où le Ministre ou l’État déciderait qu’il est nécessaire de procéder en dehors de l’État à un examen indépendant ou à un audit des livres comptables du Concessionnaire, de la Société d’Exploitation ou des Affiliés, le Concessionnaire devra coopérer en remettant à l’État des copies des informations, livres comptables et registres requis pour compléter l’examen ou l’audit. Si malgré cela l’État estimait nécessaire qu’une partie de l’audit soit effectuée en dehors de l’État, les frais de déplacement resteront à la charge de l’État, sauf dans le cas où le Concessionnaire ou la Société d’Exploitation seraient incapables de fournir les informations, livres comptables et registres requis pour compléter l’audit dans l’État, auquel cas le Concessionnaire ou la Société d’Exploitation, selon le cas, devront supporter à la fois les frais de voyage (dans la limite du raisonnable) des commissaires aux comptes sélectionnés par l’État pour voyager vers le lieu où les informations, livres comptables et registres peuvent être obtenus et les frais d’hébergement (dans une limite de temps raisonnable leur permettant de compléter leur audit).

[….]

20.2 Livres comptables et registres

Le Concessionnaire et la Société d’Exploitation devront, chacun en ce qui le concerne, maintenir à jour des livres comptables, comptes sociaux et registres en conformité avec les normes US GAAP ou IFRS, selon le cas, conformément aux dispositions de l’Article 17.6 (a), et se conformer aux exigences de la Loi.

Avant d’utiliser ce document, se référer aux sections
« Exonération de responsabilité » et « Guide de l’utilisateur du MMDA 1.0»

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